Digitalizzare? Organizzare studio e business con strumenti digitali clinici e organizzativi
Informatizzare significa in sostanza cambiare supporto. Quello che prima avevo su un foglio di carta oggi è in un computer, stessa cosa per un’immagine o una scansione 3D di un oggetto reale. Stiamo parlando di dematerializzazione. Prima ancora di chiedere come fare a dematerializzare col digitale ci si dovrebbe fermare e capire perché e cosa si sta facendo, cosa vuol dire documentare quel che si fa, accumulare tante informazioni in modo ordinato sulle attività svolte e sui propri compiti per trovarle in modo efficace quando serve.
Il primo obiettivo nell’agenda digitale dello studio è capire il perché della raccolta dati (di ogni genere, anagrafici, anamnesi, diari clinici, radiografie, fotografie e scansioni intra ed extraorali etc…), gli obiettivi e le procedure quali sono e di chi sono le responsabilità. In questo senso il problema non è l’informatica, ossia scegliere un software o un o scanner rispetto ad un altro. La digitalizzazione in realtà è un processo dove si comincia sempre dalla fine. Lincoln diceva: «Se ho otto ore per abbattere un albero, sette le userò per affilare l’ascia».
Prima dev’essere chiaro l’obiettivo, il risultato da ottenere, per scegliere in modo critico cosa è utile digitalizzare e cosa no, visto che digitalizzare significa prendere un dato e trasformarlo in un’informazione consultabile e utile al momento e nel posto giusto. Se si ragiona in termini di processo, si hanno di fronte gli stessi problemi con le tavolette di argilla ad Alessandria o con i codici di migliaia di anni fa. Lo stesso grattacapo: trasformare i dati archiviati in informazioni utili al momento opportuno per decisioni riguardanti la propria attività in modo strategico in ambito organizzativo e clinico. Unica differenza: oggi si è in grado di archiviare i dati su un supporto digitale più veloce, affidabile e versatile.
Potenzialmente ogni processo è digitalizzabile: per rimanere nello studio, dai processi di segreteria con la gestione dell’agenda, alla relazione e comunicazione col cliente con uso corretto dei social, al controllo di gestione con raccolta dati sull’attività agli aspetti clinici o meglio dell’erogazione del servizio. In ogni azienda (e negli studi) esistono tre livelli di organizzazione, con processi digitalizzabili:
- Operativi – Concorrono al raggiungimento degli obiettivi. Qui in grande maggioranza le decisioni sono strutturate, ossia assunte in base a regole predeterminate. Il digitale è utile poiché aumenta efficienza e affidabilità e riduce errori. Serve anche a creare e immagazzinare dati per i processi successivi o superiori.
- Direzionali/gestionali – Concorrono a tradurre obiettivi di medio-lungo termine in una programmazione a breve controllandone il conseguimento. Prevalgono le decisioni semi-strutturate secondo regole solo in parte predeterminate. Con la digitalizzazione si dirigono accuratamente le procedure favorendo il controllo di ciò che viene eseguito. Tipica di quest’area è la vendita, perché genera programmazione a breve, quindi processi operativi. Allo stesso tempo è gestita e programmata a livello superiore o strategico.
- Strategici – Concorrenti alla pianificazione organizzativa di medio-lungo termine, sono caratterizzati da scelte assunte senza regole predeterminate alla decisione, ma si avvalgono del digitale per trasformare i dati in informazioni utili. Rischio di ogni impresa infatti è accumularne migliaia invano perché non trasformati in informazioni utili al momento giusto.
Oggi si è di fronte ad un gap semplice da colmare con tecnologie informatiche. Più complesso è colmare quello organizzativo alla base. La digitalizzazione non può essere imposta dall’alto: negli studi, non si arriva da un giorno all’altro e la si impone solo perché si è acquistato un software gestionale o approfittato dell’offerta di uno scanner digitale intraorale.
Colmare il gap tecnologico senza quello organizzativo significa rischiar di peggiorare la situazione. Ognuno ha il proprio grado di digitalizzazione e conoscenza del digitale e i vari livelli devono essere tenuti in considerazione, perché dietro allo strumento c’è sempre una persona attraverso la quale passa la corretta formazione e delega del processo.
Due essenzialmente gli aspetti importanti nei confronti delle persone: la direzione e il controllo. Il flusso digitale permette di costruire un percorso predefinito, anche nella gestione degli errori, da cui è difficile uscire e commettere sbagli. È l’aspetto direzionale del processo. Poi c’è quello di controllo: lavorando in digitale, in automatico al livello operativo, si accumula un patrimonio di dati che il digitale permette di trasformare in informazioni utilizzabili in modo strategico per decisioni relative ad un’attività non più basata su opinioni o sensazioni, ma su informazioni certe messe a disposizione dalla digitalizzazione.
By Michele Rossini
